I.
PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN ARSIP
lateral
filing cabinet filling cabinet
1.
FILING CABINET Filing
cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang
diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing
cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari
arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type
filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik
keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang
tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan
lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan
plastik.
lemari arsip
2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti
lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari
bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari
bahaya kebakaran.
1
folder
3.
Folder Adalah
map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit
atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide.
guide
4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk)
Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai
penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya.
stopmap/stofmap
5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk
menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof
map, snelhechter, hanging map (map gantung).
2
rak sortir
6.
Rak Sortir Adalah
suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke
dalam folder masingmasing
kartu indeks
7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran
15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan
kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut
dengan laci kartu indeks.
8. KOMPUTER Adalah rangkaian peralatan
elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan
instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan
keterangan bilamana diperlukan.
3
9. Alat penyimpanan khusus adalah alat
yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash
disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai
beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan
teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik
digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
10. Tickler file adalah alat semacam kotak yang
terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler
file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip
11.
Numerator adalah alat
untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
4
Ordner
12. Ordner
adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator
13.Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu
Rotary Filling
System (Alat Penyimpanan Berputar)
14.Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara lateral
Kotak/ box
15. Kotak/box
adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih
dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada
rak arsip (lateral berderet ke samping).
5
Tidak ada komentar:
Posting Komentar