PERANAN ARSIP BAGI ORGANISASI

Peranan Arsip bagi Organisasi

I. PENDAHULUAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertamnggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemrintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.

Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung.

Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana karena itulah diperlukan visi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis.

Mengingat kompleksitas yang muncul dalam hal penggunaan arsip ini pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan husus yang mengatur tentang penggunaan dan penyimpanan arsip yaitu :

1. UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

3. peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dookumen perusahaan

4. Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lain.

5. Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.

6. Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang penyusutan.

7. Surat Edaran Kepala Arsip nasional No 2 tahun 1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

Penggunaan pertama muncul tahun 1971 dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalam UU ini ditetapkan bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan masyarakat luas. Begitu juga UU ini mengatur tentang penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan arsip diluar lingkungan pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swasta terutama institusi usaha. Bagi kalangan usahawan informasi yang dimuat dalam arsip sebagai laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya UU No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.

II. POKOK MASALAH

Dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan arsip adalah merupakan rekaman informasi seluruh kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinya yang telah dipercayakan oleh masyarakat. Hal ini berarti bahwa melaui arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan, hal ini disebabkan oleh beberapa permasalahan diantaranya :

a. Kesadaran dan kepedulian aparat pemerintah pusat maupun daerah masih sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan ditelantarkan maka menyebabkan arsip tidak dapat dikelola dengan baik.

b. Kualitas dan kuatitas SDM penyelenggara kearsipan masih sangat jauh dari standard dan jumlah arsiparispun hanya bisa dihitung dengan jari

c. Kurangnya dalam memberikan penghargaan kepada arsiparis. Hal ini menyebabkan kurang berminatnya pegawai untuk menekuni profesi bidang kearsipan.

d. Masih terbatasnya alokasi dana yang diberikan untuk menunjang pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.

e. Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambungan yaitu pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang kearsipan.

Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka semakin meningkat proses manajemen yang terjadi dalam organisasi tersebut. Peningkatan proses manajemen tersebut akan diikuti pula oleh peningkatan volume dan kompleksitas aktivitas administrasi, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi.

Seiring dengan terjadinya peningkatan aktivitas administrasi tersebut, maka akan meningkat pula produk organisasi yang berupa arsip. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan administrasi mengandung salah satu endapan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang telah dilaksanakan oleh organisasi pada masa lampau dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Informasi yang terdapat dalam arsip merupakan salah satu unsur sarana manajemen yang sangat penting bagi organisasi disamping sarana manajemen yang lain.

Kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai sub sistem yang satu sama lainnya saling berkaitan, bergantung dan terorganisasi dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan-tujuan. Untuk mewujudkan suatu kearsipan diperlukan adanya manajemen sebagai suatu sistem, sumber daya manajemen itu sendiri terdiri dari beberapa komponen yaitu :

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM ini sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu proses manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu organisasi, karena tanpa adanya SDM yang professional dibidang kearsipan maka sebaik apapun sistem kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara efektif dan efesien.

2. Sarana & Prasarana

Selain SDM dan system kearsipan pengelolaan arsip pada suatu organisasi akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai, hal ini adalah merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkan untuk menentukan sarana dan prasarana kearsipan yang lebih baik/ terperinci harus memperhatikan media, jenis dan bentuk produk arsip masing-masing organisasi misalnya suatu organisasi yang pengelola arsipnya berbasis komputer akan berbeda media penyimpanan dan pemeliharannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional (kertas).

3. Pendanaan

Semua aktifitas manusia (SDM) memerlukan modal karena tanpa modal manusia tidak akan dapat berbuat banyak bagitu juga dalam program kearsipan.

4. Sistem

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip. Ilmu pengetahuan dan teknologi membuat adanya suatu pengembangan sistem pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi perkembangan jaman. Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media baru. Pengembangan metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian dari penyelenggara kearsipan meuju kearah kesempurnaan.

Melalui berbagai upaya pembinaan kearsipan sebagaimana telah diuraikan di atas diharapkan setiap organisasi / unit kerja dapat mengelola kearsipannya dengan cara yang baik dan benar. Disamping itu pada masa yang akan datang diharapkan akan muncul tenaga-tenaga professional dibidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Selanjutnya keasadaran masyarakat sebagai organisasi perseorangan terhadap pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dapat terwujud secara nyata dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga generasi yang akan datang dapat menemukan jawaban dari apa yang dilihat, didengar dan dibaca.

III. Penutup.

Dengan beberapa uraian di atas dalam hal ini arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang sangat berharga dalam komunikasi masyarakat moderen dan arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai benda mati yang ditimbun dengan nilai yang tidak jelas melainkan sebagai warisan masa lalu yang layak dan perlu dilestarikan.

Sudah selayaknya bahwa arsip bukan lagi bersifat tertutup tetapi menjadi sumber informasi yang terbuka bagi semua orang yang membutuhkannya sesuai dengan aturan yang berlaku. Lembaga kearsipan di daerah mempunyai peranan penting tidak saja dalam pelayanan interen dilingkungan instansi pemerintah daerah tetapi juga dituntut peran aktif dalam layanan public dalam upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah.

Pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam suatu organisasi dalam mengelola kearsipan atau arsiparis diharapkan mempu merubah citra profesi kearsipan.

LIRIK LAGU "IMPOSSIBLE"-ADELLE

I remember years ago

Someone told me I should take

Coution when it comes to love

I did I did

                And you were strong and I was not

                My illusion , my mistake

                I was careless and forgot

                I did I did

And now, all is done there is nothing to say

You have gone and so effortlessly

You have won and so go ahead

Tell them, tell them all I know now

                Shout it from the roof tops

                Write it on the sky line

                All we had is gone now

                Tell them I was happy

And my heart is broken

All my scars are open

Tell them what I hoped would be

Impossible

                Falling out of love is hard

                Falling for betrayal is worst

                Broken trust and broken hearts

                I know, I know

And thinking all you need is there

Building faith on love and words

Empty promises will wear

I know I know

MACAM MACAM SURAT DAN PENGERTIANNYA

Macam - macam Surat dan Pengertiannya

v  Surat Pemberitahuan
Pengertian : Surat pemberitahuan adalah surat yang berfungsi untuk memberitahukan sesuatu kepada seseorang atau lembaga.
Dalam dunia bisnis, contoh surat pemberitahuan adalah surat pemberitahuan pengiriman barang.
Surat tersebut digunakan untuk memberitahukan jadwal pengiriman barang kepada si pemesan barang.

Ciri – ciri :  Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dari surat-surat lain yang sifatnya juga mengabarkan adalah pada sifat pengabaranyya. Surat pemberitahuan pada dasarnya semata-mata bersifat mengirim kabar atau berita (news), sedangkan surat lainnya tidak semata-mata bersifat mengirim kabar. Selain mengabarkan, surat-surat yang lain itu mengandung maksud khusus yang tergambar pada nama suratnya, yaitu menawarkan, memesan, memohon, melamar dan sebagainya.
Surat pemberitahuan dapat digunakkan untuk memberitahu sesuatu, misalnya perubahan nomor telepon,pindah alamat, pembukaan cabang baru, perubahan hargadan keperluan lain yang bersifat mengabarkan. Keanekaragaman tersebut diatas menunjukan demikian luasnya ruang gerak pemakaian surat pemberitahuan bagi sebuah organisasi.

v  Surat Kuasa
Pengertian : surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari satu orang kepada orang lain, yang bertujuan memberikan wewenang atau kuasa kepada orang lain untuk mewakili orang tersebut

Ciri – ciri : Ada pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa.
Posisi pihak pemberi kuasa cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan penerima kuasa.
Isi atau perihal yang dikuasakan dapat berupa pekerjaan, kegiatan, atau kewenangan.
Tidak ada format surat yang standar, namun yang lazim pemberi kuasa selalu dinyatakan lebih dulu dibandingkan dengan penerima kuasa.
Bahasa yang digunakan padat, ringkas, dan langsung pada pokok persoalan.
 Ada batas waktu pemberian kuasa yang berarti wewenang tidak berlaku selamanya.

v  Surat Keterangan
Pengertian : Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak di buat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut aktivitas manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh organisasi sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi.

Ciri – ciri :
Data pribadi atau jabatan yang menerangkan
Data pribadi pihak yang diterangkan
Isi keterangan (menerangkan apa).
Tujuan keterngan dibuat (untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan)
Penutup,umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum

v  Surat Pernyataan
Pengertian : surat pernyataan adalah pernyataan tertulis yang mengemukakan kesediaan/kesanggupan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala risiko yang berkaitan dengannnya.

v  Memo
Pengertian : Surat memo merupakan singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory (bahasa Inggris) yang berarti ingatan menyangkutkan sesuatu informasi bersifat mengingat, yang isinya berupa berita suibgkat mengenai perintah, pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan

Ciri – ciri :
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan memo secara horizontal maupun secara vertikal
3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara
4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.

v  Nota
Pengertian : Nota berasal dari bahasa inggris yaitu note yang berarti catatan. Nota dinas merupakan berita singkat yang isinya berupa peringatan, penunjukkan atau keterangan secara resmi (dinas), bertujuan agar isi yang tercantum didalamnya mendapatkan perhatian sepenuhnya dan dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Ciri – ciri :
Terdiri daripada isi-isi penting [utama].
Nota biarlah terang, kemas dan mudah dibaca.
Nota ditulis di dalam buku catatan yang khas untuk sesuatu mata pelajaran.
Catatkan isi-isi penting sahaja dengan menggunakan ayat sendiri.
Gunakan dalam bentuk point, elakan menyalin ayat yang panjang.
Kalau perlu gunakan kependekan ejaan yang anda boleh faham.
Gunakan pen pelbagai warna untuk menarik perhatian mata dan minda anda seterusnya membawa kepada penumpuan ketika membaca.

v  Surat Edaran
Pengertian : Surat  edaran (sirkuler) adalah  surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada beberapa  orang/kantor atau kepada banyak pihak.
Ciri – ciri :
 (1) Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

v  Surat Pengantar
Pengertian : Surat pengantar adalah surat untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerima mengetahui sesuatu yang diterimanya.

v  Surat Perintah
Pengertian : Surat perintah adalah surat uang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah (Bawahan) agar bawahan itu berbuat sesuatau atau tidak berbuat sesuatu sebagimana dijelaskan dalam surat perintah.

Ciri – ciri surat perintah :
·         Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran , dan hal
·         Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.
·         Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

v  Surat Instruksi
Pengertian : Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk – petunjuk yang bersumber pada peraturan dan kebijaksanaan pemimpin.

v  Surat Tugas
Pengertian : Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas sifatnya singkat, tapi jelas. Surat tuags hampir sama dengan surat perintah atau instruksikarena sama – sama dibuat berjudul, tetapi teknis pembuatan dan bunyi suratnya berbeda.

v  Surat Statuta
Pengertian  : surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu